Informationen zur Datenverarbeitung bei der TUIV-AG Brandenburg

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

TUIV-AG Brandenburg
Kommunale Arbeitsgemeinschaft im Sinne des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg (GKG)

Im Technologiepark 1
15236 Frankfurt (Oder)

Telefon: 0335 62978730
Fax: 0335 62978739
E-Mail: post@tuivnet.de

II. Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen erreichen Sie unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

Landkreis Märkisch-Oderland
Der Datenschutzbeauftragte

Puschkinplatz 12 15306 Seelow
E-Mail: datenschutzbeauftragter@landkreismol.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten, grundsätzlich nur für die Zwecke, für die wir sie erhalten oder erhoben haben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, sofern die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist oder wenn die betroffene Person in die Verarbeitung eingewilligt hat.

Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich beachten.

2. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
• Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO, § 5 BbgDSG jeweils i.V.m. der Satzung der TUIV-AG Brandenburg)

Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

Wenn wir Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe verarbeiten, die im öffentlichen Interesse liegt, haben Sie als betroffene Person das Recht, unter Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck, insbesondere zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG, erforderlich ist.

Soweit die Daten zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich sind, werden diese spätestens mit Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person der Verarbeitung rechtmäßig widerspricht, gelöscht. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.

Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.

Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft, über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen und im Falle einer nicht bestehenden Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

4. Empfänger, Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt. Insbesondere werden Ihre Daten nicht an Dritte für deren Werbezwecke weitergegeben.

Eine Weitergabe an Dritte ist aber möglich, wenn dies zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG oder zur Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder insoweit Sie eine Einwilligung erteilt haben.

Zudem ist es möglich, dass einer unserer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig – insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit – aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.

5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns auf internen Servern und ggf. in Rechenzentren in der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der europäischen Union findet nicht statt.

IV. Ihre Rechte als betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie eine betroffene Person im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem zu:

1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

3. Recht auf Löschung und Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Außerdem können Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.

4. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie diese an einen anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

5. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6. Recht auf Widerruf der Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz eigener Wahl zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Telefon: +49 33203 356 – 0, E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

V. Besuch der Website

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie unsere Website unter https://www.tuivnet.de besuchen, werden bei jedem Seitenaufruf automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners an unser System übermittelt und erfasst.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Den Benutzername (bei angemeldeten Nutzern)
• Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden
• Namen und Dateipfad der übertragenen Datei
• Die übertragene Datenmenge und Dauer
• Den Statuscode des Aufrufs
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt ist

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Während des Besuches unserer Website wird eine kleine Datei, ein sogenanntes „Cookie“, in Ihrem Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem gespeichert. Die Textdatei enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die SessionID.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, damit die Seiten in Ihrem Browser dargestellt werden können. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zur Öffentlichkeitsarbeit findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Die vorübergehende Speicherung des Cookies erfolgt, damit der Browser beim Wechseln zwischen den Seiten eindeutig identifiziert werden kann. Das Cookie ist technisch notwendig, damit die Website korrekt angezeigt wird.

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Bereitstellung und Betrieb unserer Website erfolgt im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der TUIV-AG und ist zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich, da wir Ihnen den Service dieser Website zu Ihrer Information sonst nicht anbieten könnten.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Integrität der mit unseren IT-Systemen verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Das Cookie wird automatisch beim Beenden der Browsersitzung gelöscht. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, funktioniert die Navigation auf der Website möglicherweise nicht mehr korrekt.

VI. Mitgliederverwaltung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Als kommunale Arbeitsgemeinschaft verarbeiten wir personenbezogene Daten von Beschäftigten in den Mitgliedskommunen. Die Beschäftigten von Mitgliedskommunen können sich aktiv, z.B. in Nutzer- und Arbeitskreisen der jeweiligen Gremien, entsprechend ihrer Funktion und ihres Fachgebietes an der Arbeit der TUIV-AG beteiligen. Für die Organisation der Zusammenarbeit werden ausschließlich Daten im beruflichen Kontext verarbeitet. Diese Daten sind:

• Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
• Geschäftliche Kontaktdaten (Kommune, Fachamt/Sachgebiet, Adresse der Kommune, Landkreis, Bundesland, Telefonnummer/Durchwahl, Faxnummer, E-Mail-Adresse)
• Funktion
• Zugeordnete Gremien
• Ansprechpartner für Gremium
• Erstkontakt

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Mitglieder der TUIV-AG Brandenburg bilden eine kommunale Arbeitsgemeinschaft im Sinne des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg (GKGBbg). Mit dem Zusammenschluss zur Arbeitsgemeinschaft verfolgen die Mitglieder das Ziel, die sich aus der Technikunterstützten Informationsverarbeitung (TUIV) ergebenden Probleme durch eine interkommunale Zusammenarbeit effektiver zu lösen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Beschäftigten der Mitglieder findet ausschließlich zu diesem Zweck statt.

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt. Für den Zweck des Zusammenschlusses wurde diese Aufgabe von den Mitgliedern auf die TUV-AG übertragen.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG nicht länger erforderlich sind, spätestens mit Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person der Verarbeitung rechtmäßig widerspricht. Die Richtigkeit und Aktualität der Informationen werden regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, überprüft.

Als betroffene Person haben Sie innerhalb der gesetzlichen Möglichkeiten das Recht der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Nachricht an den Verantwortlichen zu widersprechen. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie unter Punkt «I. Name und Anschrift des Verantwortlichen» dieser Datenschutzinformationen.

VII. Tagungen und Konferenzen

Die TUIV-AG Brandenburg organisiert zur Erfüllung der ihr übertragenen Aufgabe regelmäßig Tagungen der Nutzer- und Arbeitskreise, Fachausschüsse, Projektgruppen, Konferenzen und Workshops. Die Veranstaltungen (Tagungen) finden in Präsenz oder in Form von Online-Veranstaltungen statt. Zur Organisation gehört die Planung, der Versand der Einladungen per E-Mail oder Post, die Bearbeitung der Anmeldungen sowie die Durchführung und Nachbereitung der Tagung.

1. Einladung zu Veranstaltungen

a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Selektion der Beteiligten und Versand der Einladungen zu Tagungen der Nutzer- und Arbeitskreise, Fachausschüsse, Projektgruppen, Konferenzen, Workshops per E-Mail und Post. Für die Einladung zu Veranstaltungen werden von Beschäftigten aus Mitgliedskommunen, die sich im Gremienverteiler der entsprechenden Veranstaltung befinden, von Softwarehäusern der jeweiligen Nutzerkreise sowie von Beschäftigter der Landesbehörden und von geeigneten Referenten folgende Daten verarbeitet:

• Namen (Vorname, Nachname)
• Geschäftliche Kontaktdaten (Organisation, Adresse der Organisation; Fachamt/Sachgebiet/Funktion, Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse)
• Gremienverteiler

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung ist für zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich, da die kommunale Zusammenarbeit, insbesondere auch in Form von Tagungen, zentraler Zweck der Arbeitsgemeinschaft ist.

c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Daten werden gelöscht, wenn sie zum Nachweis im Rahmen der Rechenschaftspflicht nicht mehr erforderlich sind, dies ist in der Regel nach 10 Jahren der Fall.

Als betroffene Person haben Sie innerhalb der gesetzlichen Möglichkeiten das Recht der Speicherung ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Nachricht an den Verantwortlichen zu widersprechen.

2. Anmeldung zu Veranstaltungen

a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Organisation der An- und Abmeldungen zu Veranstaltungen, sowie Nachbereitung der Teilnahmen. Die An-/Abmeldung kann telefonisch, postalisch, per Fax, per E-Mail oder über das TUIVnet-Netzwerk erfolgen. Die Verarbeitung erfolgt im internen Bereich des TUIVnet. Beschäftigte aus Mitgliedskommunen können Kollegen der eigenen Kommune anmelden.

Von Beschäftigten aus Mitgliedskommunen und Gästen, die sich an- oder abmelden bzw. angemeldet wurden, werden folgende Daten verarbeitet:

• Namen (Vorname, Nachname)
• Organisation
• Status der Anmeldung/Teilnahme (Zusage, Absage, Fristgerecht, Bestätigt)
• Datum und Uhrzeit der Anmeldung
• Art der Anmeldung (Schriftlich, Telefonisch, E-Mail, Online)
• Eingereichte Fragen an den Referenten

Von Referenten, Beschäftigten von Softwarehäusern der jeweiligen Nutzerkreise oder Beschäftigten der Landesbehörden, die sich zu einer Veranstaltung angemeldet haben, werden folgende Daten verarbeitet:

• Namen (Vorname, Nachname)
• Organisation

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Siehe Punkt 1.

c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Siehe Punkt 1.

d. Empfänger, Weitergabe von Daten

Die Informationen zu Anmeldungen werden intern an die Arbeitskreis-/Nutzerkreisleiter der betreffenden Gremien weitergegeben. An die teilnehmenden Softwarehäuser adressierte Fragen (im Vorfeld eingereichte Fragen) und ggf. die Kommune und Name des Fragestellers werden an das entsprechende Softwarehaus weitergegeben. In der Regel sind die personenbezogenen Daten dort bereits als Kundendaten vorhanden.

Im TUIVnet-Netzwerk können Nutzer der eigenen Kommune die Namen, den Status der Anmeldung sowie die eigereichten Fragen der angemeldeten Kollegen sehen.

3. Organisation und Durchführung Veranstaltungen

a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Für die Organisation und Durchführung der kommunalen Zusammenarbeit in Form von Tagungen der Nutzer- und Arbeitskreise, Fachausschüsse, Projektgruppen, Konferenzen und Workshops werden, neben den unter Punkt 1 und 2 bereits genannten personenbezogenen Daten der Teilnehmenden, bei Präsenz-Veranstaltungen auch Daten von Lieferanten und Dienstleistern verarbeitet. Hierbei handelt es sich um die folgenden Daten:

• Namen (Vorname, Nachname)
• Geschäftliche Kontaktdaten (Firma, Adresse der Firma; Funktion, Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse);

Bei Online-Veranstaltungen, die unter Einsatz von Videokonferenzsystemen stattfinden, werden von den teilnehmenden Personen weitere technisch notwendige Daten verarbeitet. Details zu dieser zusätzlichen Datenverarbeitung finden Sie unter Punkt «IX. Videokonferenzen».

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Siehe Punkt 1.

c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Siehe Punkt 1.

d. Empfänger, Weitergabe von Daten

Die Informationen zu Anmeldungen werden intern an die Arbeitskreis-/Nutzerkreisleiter der betreffenden Gremien weitergegeben. An die teilnehmenden Softwarehäuser adressierte Fragen (im Vorfeld eingereichte Fragen) und ggf. die Kommune und Name des Fragestellers werden an das entsprechende Softwarehaus weitergegeben. In der Regel sind die personenbezogenen Daten dort bereits als Kundendaten vorhanden.

Im TUIVnet-Netzwerk können Nutzer der eigenen Kommune die Namen, den Status der Anmeldung sowie die eigereichten Fragen der angemeldeten Kollegen sehen.

VIII. TUIVnet-Netzwerk

Das TUIVnet-Netzwerk ist eine webbasierte Kommunikationsplattform der TUIV-AG Brandenburg. Es ist als geschlossene Benutzergruppe realisiert und kann nur von den Beschäftigten der TUIV-AG-Mitglieder auf Antrag genutzt werden. Im TUIVnet-Netzwerk stehen den angemeldeten Nutzern zahlreiche Informationen (News, Tagungsunterlagen vergangener Veranstaltungen, Empfehlungen, Vorträge, Podcast) sowie ein Forum zum Erfahrungsaustausch zur Verfügung.

1. Antrag auf Zugang

a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Als Beschäftigter in einer der Mitgliedskommunen der TUIV-AG, können Sie einen Zulassungsantrag zum TUIVnet-Netzwerk stellen. Das Antragsformular steht zum Download auf der Website der TUIV-AG unter TUIVnet -> Zulassung zur Verfügung. Folgende Daten sind im Antragsformular anzugeben:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse (geschäftlich)
• Verwaltung der Verwaltung
• Amt/Sachgebiet/Funktion
• Telefon-/Faxnummer

Das Antragsformular senden Sie zur Bearbeitung an die Geschäftsstelle der TUIV-AG. Nach Überprüfung erhalten Sie die Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort).

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung zur Dokumentation und Überprüfung der Zulassungsberechtigung ist für zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich, da wir Ihnen den Service des TUIVnet-Netzwerkes als Informations- und Kommunikationplattform sonst nicht anbieten können und, um die Vertraulichkeit der mit unseren IT-Systemen verarbeiteten Daten zu gewährleisten.

c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Zugangsdaten werden gelöscht, wenn der Benutzer seinen Antrag gegenüber der TUIV-AG widerruft oder das Beschäftigungsverhältnis in der Mitgliedskommune endet. Die Antragsdaten werden gelöscht, wenn sie zum Nachweis im Rahmen der Rechenschaftspflicht nicht mehr erforderlich sind, dies ist in der Regel nach 10 Jahren der Fall, frühestens aber nach Beendigung der Nutzung des TUIVnet-Netzwerkes.

2. Nutzung des TUIVnet-Netzwerkes

a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Im TUIVnet-Netzwerk stehen Ihnen als angemeldeter Nutzer zahlreiche Informationen (News, Tagungsunterlagen vergangener Veranstaltungen, Empfehlungen, Vorträge, Podcast) zur Verfügung. Als Nutzer haben Sie Zugriff auf Ihr Benutzerprofil und können dort Änderungen vornehmen. Das Benutzerprofil umfasst folgende Daten:

• Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Benutzername)
• Geschäftliche Kontaktdaten (Kommune, Fachamt/Sachgebiet/Funktion, Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse, Internetadresse)
• Gremienverteiler
• Profilbild
• Passwort (verschlüsselt)

Bei jedem Seitenaufruf während der Nutzung des TUIVnet-Netzwerkes werden zudem automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners an unser System übermittelt und erfasst. Diese Datenverarbeitung ist unter Punkt «V. Besuch der Website» beschrieben.

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung ist für zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich, da wir Ihnen den Service des TUIVnet-Netzwerkes als Informations- und Kommunikationsplattform sonst nicht anbieten können und, um die Vertraulichkeit der mit unseren IT-Systemen verarbeiteten Daten zu gewährleisten.

c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Zugangs- und Profildaten werden gelöscht, wenn Sie das TUIVnet-Netzwerk nicht länger nutzen möchten oder aus der Mitgliedskommune ausscheiden.

3. Nutzung des Forums im TUIVnet-Netzwerk

a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Das Forum im TUIVnet-Netzwerk steht den angemeldeten Nutzern zum informellen Austausch zur Verfügung. Nutzer können Beiträge schreiben, beantworten und Abonnements (E-Mail-Benachrichtigung) zu Gremien oder Themen einrichten. Wenn Sie Beiträge im Forum erstellen, oder auf andere Beiträge antworten, werden folgende Daten verarbeitet:

• Namen (Vorname, Nachname, Kommune)
• Beiträge (Titel, Themenauswahl, Gremienauswahl, Inhalt, Dateianhang)
• Abonnements
• Profilbild
• Signatur (Text, der unter dem eigenen Beitrag erscheint)

Bei jedem Seitenaufruf während der Nutzung des TUIVnet-Netzwerkes werden zudem automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners an unser System übermittelt und erfasst. Diese Datenverarbeitung ist unter Punkt «V. Besuch der Website» beschrieben.

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Siehe Punkt 2.

c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Profildaten werden gelöscht, wenn Sie das TUIVnet-Netzwerk nicht länger nutzen möchten oder aus der Mitgliedskommune ausscheiden. Sie können die Informationen in Ihrem Benutzerprofil jederzeit selbst anpassen, insbesondere die E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Beiträgen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Ihre eigenen Beiträge im Forum zu editieren oder zu löschen.

4. Mitgliederinformation

a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Als Nutzer des TUIVnet-Netzwerkes erhalten Sie regelmäßig Informationen zu aktuellen Unterlagen und Themen im TUIVnet an Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.

Für den Versand der Mitgliederinformation verarbeiten wir folgende Daten:

• Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
• Geschäftliche E-Mail-Adresse

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung der Aufgabe der TUIV-AG Brandenburg.

c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Wenn Sie keine aktuellen Informationen per E-Mail wünschen, informieren Sie bitte die Geschäftsstelle. Ihre E-Mail-Adresse werden wir dann aus dem Verteiler entfernen.

5. Bereitstellung von Informationen

a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Die TUIV-Ag Brandenburg stellt Ihren Mitgliedern im TUIVnet-Netzwerk zahlreiche Informationen, wie z.B. News, Tagungsunterlagen und Videoaufzeichnungen von vergangenen Veranstaltungen, Empfehlungen, Vorträge, Podcasts bereit. Als Referent oder Teilnehmer auf Veranstaltungen oder Interviewpartner im Podcast verarbeiten wir dabei die folgenden personenbezogenen Daten:

• Namen (Vornamen, Nachnamen)
• Inhaltsdaten (Fachbeiträge, Vorträge, Präsentationen, Empfehlungen, Bild-/Video-/Audiodaten)

b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt mit Ihrem Einverständnis zur Erfüllung der Aufgabe der TUIV-AG Brandenburg.

c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Wenn Sie keine weitere Veröffentlichung der von Ihnen bereitgestellten Inhalte wünschen, wenden Sie sich bitte die Geschäftsstelle.

IX. Videokonferenzen

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Für die Durchführung von Online-Besprechungen/Video-Konferenzen mit Mitarbeitern, Mitarbeitern von Mitgliedern und externen Kontakten sowie von Online-Tagungen nut-zen wir die webbasierte Webinar-Software BigBlueButton (über die Invokable GmbH). Wenn wir Sie zu einer Online-Besprechung oder Online-Tagung einladen und Sie daran teilnehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten haben oder die Sie im Rahmen der Online-Sitzung selbst übermitteln. Das können folgende Informationen sein:

• Namen (Vorname, Nachname)
• Kommune/Unternehmen
• Inhaltsdaten (Video- und Audioaufnahmen, Chats, Präsentationen und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden)
• Meeting-Zugangsdaten (Anmeldename, E-Mail-Adresse, Meetingraum-Link, Zugangspasswort)
• Meeting-Metadaten (Thema, Dauer, Beginn und Ende des Meetings; Technische Informationen wie IP-Adressen, Informationen über Hardware und das Betriebssystem des Nutzers, den Browsertyp und die verwendete Version)

Für die Nutzung des Online-Dienstes sind datenschutzfreundliche Einstellungen getroffen worden. Bei Online-Besprechungen findet grundsätzlich keine Aufzeichnung statt, die Chat-Inhalte werden nicht gespeichert und es findet auch keine «Aufmerksamkeitskontrolle» statt. Online-Tagungen werden in der Regel aufgezeichnet und im TUIVnet-Netzwerk den Mitgliedern zur Verfügung gestellt.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die Daten für eine effiziente und räumlich flexible Durchführung von Online-Besprechungen zur Planung und Organisation der Aufgaben der TUIV-AG.

Für die Durchführung von Online-Besprechungen und -Tagungen verwenden wir das Open-Source-Webkonferenzsystem „BigBlueButton“. Das Videokonferenzsystems BigBlueButton wird von der Invokable GmbH, Kratzberger Straße 9, 42855 Remscheid über https://bbbserver.de/ als technischem Dienstleister vorgehalten. Die Datenschutzerklärung für den BigBlueButton-Server finden Sie auf folgender Seite: https://bbbserver.de/datenschutz.

Im Rahmen der Anmeldung bei dem jeweiligen Cloud-Dienst werden personenbezogene Daten an den Dienstleister übermittelt. Die Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert. Für die auftragsbezogene Durchführung der Online-Besprechungen und -Tagungen wurde mit der Invokable GmbH als Auftragsverarbeiter eine Vereinbarung gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Des Weiteren sehen und hören andere Teilnehmer*innen der Online-Besprechung oder -Tagung Sie und Ihre Beiträge und insofern sind diese Empfänger Ihrer Daten. Bedenken Sie ferner bitte, dass Inhalte aus Online-Treffen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Mitgliedern, Kollegen oder Dritten zu kommunizieren und dass somit die Möglichkeit besteht, dass andere Teilnehmer*innen Ihre Beiträge Dritten gegenüber kommunizieren.

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung ist für eine effiziente, zeitlich und räumlich flexible Durchführung von Online-Besprechungen zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich.

Sofern ausnahmsweise eine Aufzeichnung der Online-Besprechung durchgeführt werden soll, und dabei personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden, wird vorab Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in Verbindung mit Art. 7 DSGVO eingeholt.

Die Aufzeichnung von Online-Tagungen erfolgt zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG, um möglichst vielen Mitarbeitern in den Mitgliedskommunen die Informationen zur Verfügung zu stellen.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Online-Besprechungen werden von uns grundsätzlich nicht aufgezeichnet, die Verarbeitung der Inhaltsdaten endet folglich mit Beendigung der Besprechung. Wenn wir mit Ihnen die Aufzeichnung des Meetings vereinbart und Sie uns eine diesbezügliche Einwilligung erteilt haben, so speichern wir die Aufzeichnung solange der Zweck der Datenverarbeitung gegeben ist oder Sie die Einwilligung widerrufen.

Die Informationen zur Planung und Durchführung des Online-Besprechungen, wie das Thema, Beginn und Ende, Teilnehmer und Zugangsdaten speichern wir bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, d.h., grundsätzlich bis zum Ablauf von 4 Jahren.

Die Aufzeichnungen von Online-Tagungen werden grundsätzlich gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG nicht länger erforderlich sind, spätestens mit Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person der Verarbeitung rechtmäßig widerspricht.

Als betroffene Person haben Sie innerhalb der gesetzlichen Möglichkeiten das Recht der Speicherung ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Nachricht an den Verantwortlichen zu widersprechen. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie unter Punkt «I. Name und Anschrift des Verantwortlichen» dieser Datenschutzinformationen.

X. Foto-, Audio- und Videoaufnahmen

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Aufnahme von Fotos sowie Video- und Audioaufnahmen für die Verwendung im TUIVnet-Netzwerk.

Auf Präsenz-Veranstaltungen fertigen wir Foto- und/oder Videoaufnahmen von Referenten und Teilnehmern. Die TUIV-AG zeichnet zudem regelmäßig Interviews mit verschiedenen Gesprächspartnern, den TUIVtalk, einen Podcast auf. Dabei verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Inhaltsdaten (Bild-/Video-/Audiodaten)
• Metadaten (Datum, Uhrzeit, Geolokalisation, technische Daten der Aufnahme/des Aufnahmegerätes)

Online- und Hybrid-Veranstaltung werden in der Regel aufgezeichnet. Details zu dieser Datenverarbeitung finden Sie unter Punkt «IX. Videokonferenzen».

2. Zweck der Datenverarbeitung

Auf Veranstaltungen werden Fotos sowie Video- und Audioaufnahmen zur Dokumentation und zur Verwendung im TUIVnet-Netzwerk erstellt, damit möglichst viele Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft von den Informationen und Erkenntnissen der Veranstaltungen profitieren können. Online- und Hybrid-Veranstaltungen werden zu diesem Zweck, live an die Onlineteilnehmer gestreamt und aufgezeichnet. Die Aufzeichnung des TUIVtalk Podcast erfolgt zu dem Zweck die Mitglieder über interessante Themen aus erster Hand zu informieren.

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung der Aufgabe der TUIV-AG Brandenburg.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die im Anschluss an die Veranstaltung nicht zur weiteren Verwendung vorgesehenen Aufnahmen werden unverzüglich gelöscht. Die veröffentlichten Aufnahmen werden grundsätzlich gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG nicht länger erforderlich sind, spätestens mit Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft bzw. der Verarbeitung rechtmäßig widerspricht. Die Richtigkeit und Aktualität der Informationen werden regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, überprüft.

Als Teilnehmer einer Veranstaltung haben Sie die die Möglichkeit der Aufnahme durch Mitteilung an den Fotografen zu widersprechen.

5. Empfänger, Weitergabe von Daten

Im Rahmen der Arbeit der TUIV-Arbeitsgemeinschaft werden die Aufnahmen im TUIVnet-Netzwerk veröffentlicht und sind dort für registrierte Benutzer zugänglich. Hybrid-Veranstaltungen werden zudem per Livestream an die Online-Teilnehmer übertragen.

XI. Clouddienst

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir nutzen den Clouddienst „IONOS Managed Nextcloud“ der IONOS SE, Elgendor-fer Str. 57, 56410 Montabaur für den sicheren Austausch von Dokumenten und Dateien. Wir haben mit IONOS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Alle Daten werden ausschließlich in TÜV-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

Wenn Sie Ordner und Dateien auf unserer Nextcloud über einen von uns zur Verfügung gestellten Link aufrufen, werden bei jedem Seitenaufruf automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners an das System übermittelt und erfasst.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Die IP-Adresse des Nutzers
• Webseiten, die vom System des Nutzers über die Nextcloud aufgerufen werden
• Namen und Dateipfad der übertragenen Datei
• Die übertragene Datenmenge und Dauer
• Den Statuscode des Aufrufs
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers

Die Daten werden ebenfalls in Logfiles gespeichert. Weitere personenbezogene Daten werden nicht erfasst, denn es ist kein Login erforderlich.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, damit die Seiten in Ihrem Browser dargestellt werden können. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit des Dienstes sicherzustellen. Die Daten dienen zur Überwachung der technischen Funktion und zur Erhöhung der Betriebssicherheit des Webservers und zur Erstellung von anonymisierten Statistiken.

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung ist für zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich, um einen zeitgemäßen Informationsaustausch mit den Mitgliedern und die Vertraulichkeit und Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Nextcloud ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Dienstes und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Nextcloud zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

5. Empfänger, Weitergabe von Daten

Die Daten werden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages durch die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur erhoben und verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

XI. Änderung dieser Datenschutzinformationen

Wir überarbeiten diese Datenschutzinformationen bei Änderungen an dieser Internetseite oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 23.08.2024