Informationen zur Datenverarbeitung bei der TUIV-AG Brandenburg
Um unseren Informationspflichten nachzukommen, möchten wir Sie
nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß
Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 der Datenschutz-Grundverordnung
(DSGVO) informieren.
- Name und Anschrift des Verantwortlichen
- Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten
- Allgemeines zur Datenverarbeitung
- Rechte der betroffenen Person
- Besuch der Website
- Mitgliederverwaltung
- Tagungen und Konferenzen
- TUIVnet-Netzwerk
- Videokonferenzen
- Foto-, Audio- und Videoaufnahmen
- Clouddienst
- Änderung dieser Datenschutzinformationen
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer
nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie
sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
TUIV-AG Brandenburg
Kommunale Arbeitsgemeinschaft im Sinne des Gesetzes über
kommunale Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg (GKG)
Im Technologiepark 1
15236 Frankfurt (Oder)
Telefon: 0335 62978730
Fax: 0335 62978739
E-Mail: post@tuivnet.de
II. Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten
Den behördlichen Datenschutzbeauftragten des
Verantwortlichen erreichen Sie unter folgenden
Kontaktmöglichkeiten:
Landkreis Märkisch-Oderland
Der Datenschutzbeauftragte
Puschkinplatz 12 15306 Seelow
E-Mail: datenschutzbeauftragter@landkreismol.de
III. Allgemeines zur Datenverarbeitung
1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen
erhalten, grundsätzlich nur für die Zwecke, für die wir sie
erhalten oder erhoben haben. Die Verarbeitung
personenbezogener Daten erfolgt nur, sofern die Verarbeitung
durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist oder wenn die
betroffene Person in die Verarbeitung eingewilligt hat.
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann in
Betracht, wenn die insoweit erforderlichen rechtlichen
Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO vorliegen. Etwaige
Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 3 DSGVO und Art. 14
Abs. 4 DSGVO werden wir in dem Fall selbstverständlich
beachten.
2. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener
Daten
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen
Daten ist grundsätzlich – soweit es nicht noch spezifische
Rechtsvorschriften gibt – Art. 6 DSGVO. Hier kommen
insbesondere folgende Möglichkeiten in Betracht:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in
Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem
Verantwortlichen übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. e)
DSGVO, § 5 BbgDSG jeweils i.V.m. der Satzung der TUIV-AG
Brandenburg)
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht, die
Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns
gegenüber zu widerrufen.
Wenn wir Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe verarbeiten, die im öffentlichen Interesse liegt,
haben Sie als betroffene Person das Recht, unter
Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der
Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.
3. Datenlöschung und Speicherdauer
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den jeweiligen
Zweck, insbesondere zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG,
erforderlich ist.
Soweit die Daten zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG
erforderlich sind, werden diese spätestens mit Auflösung der
Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person der
Verarbeitung rechtmäßig widerspricht, gelöscht. Soweit
gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen werden die
betreffenden personenbezogenen Daten für die Dauer der
Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf der
Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere
Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt eine
Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten gelöscht.
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres
eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis einer
weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der Daten
erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische Datenarten
oder Zwecke einer Verarbeitung.
Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft,
über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten
verlangen und im Falle einer nicht bestehenden
Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder Einschränkung
der Verarbeitung verlangen.
4. Empfänger, Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte
findet grundsätzlich nicht statt. Insbesondere werden Ihre
Daten nicht an Dritte für deren Werbezwecke weitergegeben.
Eine Weitergabe an Dritte ist aber möglich, wenn dies zur
Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG oder zur Durchführung des
Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, wir rechtlich zu der
Weitergabe verpflichtet sind oder insoweit Sie eine
Einwilligung erteilt haben.
Zudem ist es möglich, dass einer unserer Dienstleister
Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen
unsere Dienstleister sorgfältig – insbesondere im Hinblick
auf Datenschutz und Datensicherheit – aus und treffen alle
datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine
zulässige Datenverarbeitung.
5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns auf internen
Servern und ggf. in Rechenzentren in der Bundesrepublik
Deutschland verarbeitet. Eine Verarbeitung von
personenbezogenen Daten außerhalb der europäischen Union
findet nicht statt.
IV. Ihre Rechte als betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind
Sie eine betroffene Person im Sinne der DSGVO und es stehen
Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichem zu:
1. Auskunftsrecht
Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber
verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen,
verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor,
haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden
personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt,
bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von
Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für
die Sie sich ausgeben.
2. Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder
Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die
verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen,
unrichtig oder unvollständig sind.
3. Recht auf Löschung und Recht auf Einschränkung der
Verarbeitung
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie
betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht
werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese
Daten unverzüglich zu löschen, soweit Ihnen dies gesetzlich
zusteht.
Außerdem können Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die
Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden
personenbezogenen Daten verlangen.
4. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen
Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in
einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format
zu erhalten sowie diese an einen anderen Verantwortlichen
ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln,
soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
5. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer
besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die
Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten,
die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO erfolgt,
Widerspruch einzulegen.
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden
personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann
zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung
nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten
überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung,
Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
6. Recht auf Widerruf der Einwilligung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche
Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den
Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der
aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten
Verarbeitung nicht berührt.
7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder
gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz
eigener Wahl zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die
Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten
gegen die DSGVO verstößt.
Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen zuständige
Datenschutzaufsichtsbehörde: Die Landesbeauftragte für den
Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht,
Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Telefon: +49 33203
356 – 0, E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de
V. Besuch der Website
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie unsere Website unter https://www.tuivnet.de
besuchen, werden bei jedem Seitenaufruf automatisiert Daten
und Informationen vom Computersystem des aufrufenden
Rechners an unser System übermittelt und erfasst.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Die IP-Adresse des Nutzers
- Den Benutzername (bei angemeldeten Nutzern)
- Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere
Website aufgerufen werden
- Namen und Dateipfad der übertragenen Datei
- Die übertragene Datenmenge und Dauer
- Den Statuscode des Aufrufs
- Den Internet-Service-Provider des Nutzers
- Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere
Internetseite gelangt ist
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems
gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit
anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht
statt.
Während des Besuches unserer Website wird eine kleine Datei,
ein sogenanntes „Cookie“, in Ihrem Internetbrowser bzw. vom
Internetbrowser auf dem Computersystem gespeichert. Die
Textdatei enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die
SessionID.
2. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das
System ist notwendig, damit die Seiten in Ihrem Browser
dargestellt werden können. Hierfür muss die IP-Adresse des
Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die
Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen
uns die Daten zur Optimierung der Website und zur
Sicherstellung der Sicherheit unserer
informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten
zur Öffentlichkeitsarbeit findet in diesem Zusammenhang
nicht statt.
Die vorübergehende Speicherung des Cookies erfolgt, damit
der Browser beim Wechseln zwischen den Seiten eindeutig
identifiziert werden kann. Das Cookie ist technisch
notwendig, damit die Website korrekt angezeigt wird.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Bereitstellung und Betrieb unserer Website erfolgt im
Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der TUIV-AG und ist zur
Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich, da wir Ihnen
den Service dieser Website zu Ihrer Information sonst nicht
anbieten könnten.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Integrität der
mit unseren IT-Systemen verarbeiteten personenbezogenen
Daten zu gewährleisten.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des
Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der
Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung
beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach
spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende
Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die
IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine
Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und
die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb
der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich
seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
Das Cookie wird automatisch beim Beenden der Browsersitzung
gelöscht. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem
Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies
deaktivieren oder einschränken. Werden Cookies für unsere
Website deaktiviert, funktioniert die Navigation auf der
Website möglicherweise nicht mehr korrekt.
VI. Mitgliederverwaltung
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Als kommunale Arbeitsgemeinschaft verarbeiten wir
personenbezogene Daten von Beschäftigten in den
Mitgliedskommunen. Die Beschäftigten von Mitgliedskommunen
können sich aktiv, z.B. in Nutzer- und Arbeitskreisen der
jeweiligen Gremien, entsprechend ihrer Funktion und ihres
Fachgebietes an der Arbeit der TUIV-AG beteiligen. Für die
Organisation der Zusammenarbeit werden ausschließlich Daten
im beruflichen Kontext verarbeitet. Diese Daten sind:
- Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
- Geschäftliche Kontaktdaten (Kommune, Fachamt/Sachgebiet,
Adresse der Kommune, Landkreis, Bundesland,
Telefonnummer/Durchwahl, Faxnummer, E-Mail-Adresse)
- Funktion
- Zugeordnete Gremien
- Ansprechpartner für Gremium
- Erstkontakt
2. Zweck der Datenverarbeitung
Die Mitglieder der TUIV-AG Brandenburg bilden eine kommunale
Arbeitsgemeinschaft im Sinne des Gesetzes über kommunale
Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg (GKGBbg). Mit dem
Zusammenschluss zur Arbeitsgemeinschaft verfolgen die
Mitglieder das Ziel, die sich aus der Technikunterstützten
Informationsverarbeitung (TUIV) ergebenden Probleme durch
eine interkommunale Zusammenarbeit effektiver zu lösen. Die
Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Beschäftigten
der Mitglieder findet ausschließlich zu diesem Zweck statt.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe
erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt. Für den
Zweck des Zusammenschlusses wurde diese Aufgabe von den
Mitgliedern auf die TUV-AG übertragen.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich gelöscht,
wenn sie zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG nicht länger
erforderlich sind, spätestens mit Auflösung der
Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person der
Verarbeitung rechtmäßig widerspricht. Die Richtigkeit und
Aktualität der Informationen werden regelmäßig, mindestens
einmal im Jahr, überprüft.
Als betroffene Person haben Sie innerhalb der gesetzlichen
Möglichkeiten das Recht der Speicherung Ihrer
personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Nachricht
an den Verantwortlichen zu widersprechen. Die Kontaktdaten
des Verantwortlichen finden Sie unter Punkt «I. Name und
Anschrift des Verantwortlichen» dieser
Datenschutzinformationen.
VII. Tagungen und Konferenzen
Die TUIV-AG Brandenburg organisiert zur Erfüllung der ihr
übertragenen Aufgabe regelmäßig Tagungen der Nutzer- und
Arbeitskreise, Fachausschüsse, Projektgruppen, Konferenzen
und Workshops. Die Veranstaltungen (Tagungen) finden in
Präsenz oder in Form von Online-Veranstaltungen statt. Zur
Organisation gehört die Planung, der Versand der Einladungen
per E-Mail oder Post, die Bearbeitung der Anmeldungen sowie
die Durchführung und Nachbereitung der Tagung.
1. Einladung zu Veranstaltungen
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Selektion der Beteiligten und Versand der Einladungen zu
Tagungen der Nutzer- und Arbeitskreise, Fachausschüsse,
Projektgruppen, Konferenzen, Workshops per E-Mail und Post.
Für die Einladung zu Veranstaltungen werden von
Beschäftigten aus Mitgliedskommunen, die sich im
Gremienverteiler der entsprechenden Veranstaltung befinden,
von Softwarehäusern der jeweiligen Nutzerkreise sowie von
Beschäftigter der Landesbehörden und von geeigneten
Referenten folgende Daten verarbeitet:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Geschäftliche Kontaktdaten (Organisation, Adresse der
Organisation; Fachamt/Sachgebiet/Funktion,
Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse)
- Gremienverteiler
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für zur Erfüllung der Aufgabe der
TUV-AG erforderlich, da die kommunale Zusammenarbeit,
insbesondere auch in Form von Tagungen, zentraler Zweck der
Arbeitsgemeinschaft ist.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die Daten werden gelöscht, wenn sie zum Nachweis im Rahmen
der Rechenschaftspflicht nicht mehr erforderlich sind, dies
ist in der Regel nach 10 Jahren der Fall.
Als betroffene Person haben Sie innerhalb der gesetzlichen
Möglichkeiten das Recht der Speicherung ihrer
personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Nachricht
an den Verantwortlichen zu widersprechen.
2. Anmeldung zu Veranstaltungen
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Organisation der An- und Abmeldungen zu Veranstaltungen,
sowie Nachbereitung der Teilnahmen. Die An-/Abmeldung kann
telefonisch, postalisch, per Fax, per E-Mail oder über das
TUIVnet-Netzwerk erfolgen. Die Verarbeitung erfolgt im
internen Bereich des TUIVnet. Beschäftigte aus
Mitgliedskommunen können Kollegen der eigenen Kommune
anmelden.
Von Beschäftigten aus Mitgliedskommunen und Gästen, die sich
an- oder abmelden bzw. angemeldet wurden, werden folgende
Daten verarbeitet:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Organisation
- Status der Anmeldung/Teilnahme (Zusage, Absage,
Fristgerecht, Bestätigt)
- Datum und Uhrzeit der Anmeldung
- Art der Anmeldung (Schriftlich, Telefonisch, E-Mail,
Online)
- Eingereichte Fragen an den Referenten
Von Referenten, Beschäftigten von Softwarehäusern der
jeweiligen Nutzerkreise oder Beschäftigten der
Landesbehörden, die sich zu einer Veranstaltung angemeldet
haben, werden folgende Daten verarbeitet:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Organisation
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Siehe Punkt 1.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Siehe Punkt 1.
d. Empfänger, Weitergabe von Daten
Die Informationen zu Anmeldungen werden intern an die
Arbeitskreis-/Nutzerkreisleiter der betreffenden Gremien
weitergegeben. An die teilnehmenden Softwarehäuser
adressierte Fragen (im Vorfeld eingereichte Fragen) und ggf.
die Kommune und Name des Fragestellers werden an das
entsprechende Softwarehaus weitergegeben. In der Regel sind
die personenbezogenen Daten dort bereits als Kundendaten
vorhanden.
Im TUIVnet-Netzwerk können Nutzer der eigenen Kommune die
Namen, den Status der Anmeldung sowie die eigereichten
Fragen der angemeldeten Kollegen sehen.
3. Organisation und Durchführung Veranstaltungen
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Für die Organisation und Durchführung der kommunalen
Zusammenarbeit in Form von Tagungen der Nutzer- und
Arbeitskreise, Fachausschüsse, Projektgruppen, Konferenzen
und Workshops werden, neben den unter Punkt 1 und 2 bereits
genannten personenbezogenen Daten der Teilnehmenden, bei
Präsenz-Veranstaltungen auch Daten von Lieferanten und
Dienstleistern verarbeitet. Hierbei handelt es sich um die
folgenden Daten:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Geschäftliche Kontaktdaten (Firma, Adresse der Firma;
Funktion, Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse);
Bei Online-Veranstaltungen, die unter Einsatz von
Videokonferenzsystemen stattfinden, werden von den
teilnehmenden Personen weitere technisch notwendige Daten
verarbeitet. Details zu dieser zusätzlichen
Datenverarbeitung finden Sie unter Punkt «IX. Videokonferenzen».
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Siehe Punkt 1.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Siehe Punkt 1.
d. Empfänger, Weitergabe von Daten
Die Informationen zu Anmeldungen werden intern an die
Arbeitskreis-/Nutzerkreisleiter der betreffenden Gremien
weitergegeben. An die teilnehmenden Softwarehäuser
adressierte Fragen (im Vorfeld eingereichte Fragen) und ggf.
die Kommune und Name des Fragestellers werden an das
entsprechende Softwarehaus weitergegeben. In der Regel sind
die personenbezogenen Daten dort bereits als Kundendaten
vorhanden.
Im TUIVnet-Netzwerk können Nutzer der eigenen Kommune die
Namen, den Status der Anmeldung sowie die eigereichten
Fragen der angemeldeten Kollegen sehen.
VIII. TUIVnet-Netzwerk
Das TUIVnet-Netzwerk ist eine webbasierte
Kommunikationsplattform der TUIV-AG Brandenburg. Es ist als
geschlossene Benutzergruppe realisiert und kann nur von den
Beschäftigten der TUIV-AG-Mitglieder auf Antrag genutzt
werden. Im TUIVnet-Netzwerk stehen den angemeldeten Nutzern
zahlreiche Informationen (News, Tagungsunterlagen
vergangener Veranstaltungen, Empfehlungen, Vorträge,
Podcast) sowie ein Forum zum Erfahrungsaustausch zur
Verfügung.
1. Antrag auf Zugang
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Als Beschäftigter in einer der Mitgliedskommunen der
TUIV-AG, können Sie einen Zulassungsantrag zum
TUIVnet-Netzwerk stellen. Das Antragsformular steht zum
Download auf der Website der TUIV-AG unter TUIVnet ->
Zulassung zur Verfügung. Folgende Daten sind im
Antragsformular anzugeben:
- Name, Vorname
- E-Mail-Adresse (geschäftlich)
- Verwaltung der Verwaltung
- Amt/Sachgebiet/Funktion
- Telefon-/Faxnummer
Das Antragsformular senden Sie zur Bearbeitung an die
Geschäftsstelle der TUIV-AG. Nach Überprüfung erhalten Sie
die Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort).
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung zur Dokumentation und Überprüfung der
Zulassungsberechtigung ist für zur Erfüllung der Aufgabe der
TUV-AG erforderlich, da wir Ihnen den Service des
TUIVnet-Netzwerkes als Informations- und
Kommunikationplattform sonst nicht anbieten können und, um
die Vertraulichkeit der mit unseren IT-Systemen
verarbeiteten Daten zu gewährleisten.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die Zugangsdaten werden gelöscht, wenn der Benutzer seinen
Antrag gegenüber der TUIV-AG widerruft oder das
Beschäftigungsverhältnis in der Mitgliedskommune endet. Die
Antragsdaten werden gelöscht, wenn sie zum Nachweis im
Rahmen der Rechenschaftspflicht nicht mehr erforderlich
sind, dies ist in der Regel nach 10 Jahren der Fall,
frühestens aber nach Beendigung der Nutzung des
TUIVnet-Netzwerkes.
2. Nutzung des TUIVnet-Netzwerkes
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Im TUIVnet-Netzwerk stehen Ihnen als angemeldeter Nutzer
zahlreiche Informationen (News, Tagungsunterlagen
vergangener Veranstaltungen, Empfehlungen, Vorträge,
Podcast) zur Verfügung. Als Nutzer haben Sie Zugriff auf Ihr
Benutzerprofil und können dort Änderungen vornehmen. Das
Benutzerprofil umfasst folgende Daten:
- Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Benutzername)
- Geschäftliche Kontaktdaten (Kommune,
Fachamt/Sachgebiet/Funktion, Telefon-/Faxnummer,
E-Mail-Adresse, Internetadresse)
- Gremienverteiler
- Profilbild
- Passwort (verschlüsselt)
Bei jedem Seitenaufruf während der Nutzung des
TUIVnet-Netzwerkes werden zudem automatisiert Daten und
Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners an
unser System übermittelt und erfasst. Diese
Datenverarbeitung ist unter Punkt «V. Besuch der Website»
beschrieben.
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für zur Erfüllung der Aufgabe der
TUV-AG erforderlich, da wir Ihnen den Service des
TUIVnet-Netzwerkes als Informations- und
Kommunikationsplattform sonst nicht anbieten können und, um
die Vertraulichkeit der mit unseren IT-Systemen
verarbeiteten Daten zu gewährleisten.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die Zugangs- und Profildaten werden gelöscht, wenn Sie das
TUIVnet-Netzwerk nicht länger nutzen möchten oder aus der
Mitgliedskommune ausscheiden.
3. Nutzung des Forums im TUIVnet-Netzwerk
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Das Forum im TUIVnet-Netzwerk steht den angemeldeten Nutzern
zum informellen Austausch zur Verfügung. Nutzer können
Beiträge schreiben, beantworten und Abonnements
(E-Mail-Benachrichtigung) zu Gremien oder Themen einrichten.
Wenn Sie Beiträge im Forum erstellen, oder auf andere
Beiträge antworten, werden folgende Daten verarbeitet:
- Namen (Vorname, Nachname, Kommune)
- Beiträge (Titel, Themenauswahl, Gremienauswahl, Inhalt,
Dateianhang)
- Abonnements
- Profilbild
- Signatur (Text, der unter dem eigenen Beitrag erscheint)
Bei jedem Seitenaufruf während der Nutzung des
TUIVnet-Netzwerkes werden zudem automatisiert Daten und
Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners an
unser System übermittelt und erfasst. Diese
Datenverarbeitung ist unter Punkt «V. Besuch der Website»
beschrieben.
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Siehe Punkt 2.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Profildaten werden gelöscht, wenn Sie das TUIVnet-Netzwerk
nicht länger nutzen möchten oder aus der Mitgliedskommune
ausscheiden. Sie können die Informationen in Ihrem
Benutzerprofil jederzeit selbst anpassen, insbesondere die
E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Beiträgen. Außerdem haben
Sie die Möglichkeit Ihre eigenen Beiträge im Forum zu
editieren oder zu löschen.
4. Mitgliederinformation
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Als Nutzer des TUIVnet-Netzwerkes erhalten Sie regelmäßig
Informationen zu aktuellen Unterlagen und Themen im TUIVnet
an Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.
Für den Versand der Mitgliederinformation verarbeiten wir
folgende Daten:
- Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung der Aufgabe der
TUIV-AG Brandenburg.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Wenn Sie keine aktuellen Informationen per E-Mail wünschen,
informieren Sie bitte die Geschäftsstelle. Ihre
E-Mail-Adresse werden wir dann aus dem Verteiler entfernen.
5. Bereitstellung von Informationen
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Die TUIV-Ag Brandenburg stellt Ihren Mitgliedern im
TUIVnet-Netzwerk zahlreiche Informationen, wie z.B. News,
Tagungsunterlagen und Videoaufzeichnungen von vergangenen
Veranstaltungen, Empfehlungen, Vorträge, Podcasts bereit.
Als Referent oder Teilnehmer auf Veranstaltungen oder
Interviewpartner im Podcast verarbeiten wir dabei die
folgenden personenbezogenen Daten:
- Namen (Vornamen, Nachnamen)
- Inhaltsdaten (Fachbeiträge, Vorträge, Präsentationen,
Empfehlungen, Bild-/Video-/Audiodaten)
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt mit Ihrem Einverständnis zur
Erfüllung der Aufgabe der TUIV-AG Brandenburg.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Wenn Sie keine weitere Veröffentlichung der von Ihnen
bereitgestellten Inhalte wünschen, wenden Sie sich bitte die
Geschäftsstelle.
IX. Videokonferenzen
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Durchführung von Online-Besprechungen/Video-Konferenzen mit
Mitarbeitern, Mitarbeitern von Mitgliedern und externen Kontakten
sowie von Online-Tagungen nut-zen wir die webbasierte Webinar-Software
BigBlueButton (über die Invokable GmbH). Wenn wir Sie zu einer Online-Besprechung
oder Online-Tagung einladen und Sie daran teilnehmen,
verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Ihnen
erhalten haben oder die Sie im Rahmen der Online-Sitzung
selbst übermitteln. Das können folgende Informationen sein:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Kommune/Unternehmen
- Inhaltsdaten (Video- und Audioaufnahmen, Chats,
Präsentationen und andere Informationen, die während der
Nutzung des Dienstes geteilt werden)
- Meeting-Zugangsdaten (Anmeldename, E-Mail-Adresse,
Meetingraum-Link, Zugangspasswort)
- Meeting-Metadaten (Thema, Dauer, Beginn und Ende des
Meetings; Technische Informationen wie IP-Adressen,
Informationen über Hardware und das Betriebssystem des
Nutzers, den Browsertyp und die verwendete Version)
Für die Nutzung des Online-Dienstes sind
datenschutzfreundliche Einstellungen getroffen worden. Bei
Online-Besprechungen findet grundsätzlich keine Aufzeichnung
statt, die Chat-Inhalte werden nicht gespeichert und es
findet auch keine «Aufmerksamkeitskontrolle» statt.
Online-Tagungen werden in der Regel aufgezeichnet und im
TUIVnet-Netzwerk den Mitgliedern zur Verfügung gestellt.
2. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten die Daten für eine effiziente und räumlich
flexible Durchführung von Online-Besprechungen zur Planung
und Organisation der Aufgaben der TUIV-AG.
Für die Durchführung von Online-Besprechungen und -Tagungen
verwenden wir das Open-Source-Webkonferenzsystem
„BigBlueButton“. Das Videokonferenzsystems BigBlueButton
wird von der Invokable GmbH, Kratzberger Straße 9, 42855
Remscheid über https://bbbserver.de/ als technischem Dienstleister vorgehalten. Die
Datenschutzerklärung für den BigBlueButton-Server finden Sie
auf folgender Seite: https://bbbserver.de/datenschutz.
Im Rahmen der Anmeldung bei dem jeweiligen Cloud-Dienst
werden personenbezogene Daten an den Dienstleister
übermittelt. Die Daten werden ausschließlich in deutschen
Rechenzentren gespeichert. Für die auftragsbezogene
Durchführung der Online-Besprechungen und -Tagungen wurde
mit der Invokable GmbH als Auftragsverarbeiter eine Vereinbarung
gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Des Weiteren sehen und hören andere Teilnehmer*innen der
Online-Besprechung oder -Tagung Sie und Ihre Beiträge und
insofern sind diese Empfänger Ihrer Daten. Bedenken Sie
ferner bitte, dass Inhalte aus Online-Treffen wie auch bei
persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen,
um Informationen mit Mitgliedern, Kollegen oder Dritten zu
kommunizieren und dass somit die Möglichkeit besteht, dass
andere Teilnehmer*innen Ihre Beiträge Dritten gegenüber
kommunizieren.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für eine effiziente, zeitlich und
räumlich flexible Durchführung von Online-Besprechungen zur
Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich.
Sofern ausnahmsweise eine Aufzeichnung der
Online-Besprechung durchgeführt werden soll, und dabei
personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden, wird
vorab Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in
Verbindung mit Art. 7 DSGVO eingeholt.
Die Aufzeichnung von Online-Tagungen erfolgt zur Erfüllung
der Aufgabe der TUV-AG, um möglichst vielen Mitarbeitern in
den Mitgliedskommunen die Informationen zur Verfügung zu
stellen.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Online-Besprechungen werden von uns grundsätzlich nicht
aufgezeichnet, die Verarbeitung der Inhaltsdaten endet
folglich mit Beendigung der Besprechung. Wenn wir mit Ihnen
die Aufzeichnung des Meetings vereinbart und Sie uns eine
diesbezügliche Einwilligung erteilt haben, so speichern wir
die Aufzeichnung solange der Zweck der Datenverarbeitung
gegeben ist oder Sie die Einwilligung widerrufen.
Die Informationen zur Planung und Durchführung des
Online-Besprechungen, wie das Thema, Beginn und Ende,
Teilnehmer und Zugangsdaten speichern wir bis zum Ablauf
gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, d.h., grundsätzlich bis
zum Ablauf von 4 Jahren.
Die Aufzeichnungen von Online-Tagungen werden grundsätzlich
gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG
nicht länger erforderlich sind, spätestens mit Auflösung der
Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person der
Verarbeitung rechtmäßig widerspricht.
Als betroffene Person haben Sie innerhalb der gesetzlichen
Möglichkeiten das Recht der Speicherung ihrer
personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Nachricht
an den Verantwortlichen zu widersprechen. Die Kontaktdaten
des Verantwortlichen finden Sie unter Punkt «I. Name und
Anschrift des Verantwortlichen» dieser
Datenschutzinformationen.
X. Foto-, Audio- und Videoaufnahmen
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Aufnahme von Fotos sowie Video- und Audioaufnahmen für die
Verwendung im TUIVnet-Netzwerk.
Auf Präsenz-Veranstaltungen fertigen wir Foto- und/oder
Videoaufnahmen von Referenten und Teilnehmern. Die TUIV-AG
zeichnet zudem regelmäßig Interviews mit verschiedenen
Gesprächspartnern, den TUIVtalk, einen Podcast auf. Dabei
verarbeiten wir die folgenden Daten:
- Inhaltsdaten (Bild-/Video-/Audiodaten)
- Metadaten (Datum, Uhrzeit, Geolokalisation, technische
Daten der Aufnahme/des Aufnahmegerätes)
Online- und Hybrid-Veranstaltung werden in der Regel
aufgezeichnet. Details zu dieser Datenverarbeitung finden
Sie unter Punkt «IX. Videokonferenzen».
2. Zweck der Datenverarbeitung
Auf Veranstaltungen werden Fotos sowie Video- und
Audioaufnahmen zur Dokumentation und zur Verwendung im
TUIVnet-Netzwerk erstellt, damit möglichst viele Mitglieder
der Arbeitsgemeinschaft von den Informationen und
Erkenntnissen der Veranstaltungen profitieren können.
Online- und Hybrid-Veranstaltungen werden zu diesem Zweck,
live an die Onlineteilnehmer gestreamt und aufgezeichnet.
Die Aufzeichnung des TUIVtalk Podcast erfolgt zu dem Zweck
die Mitglieder über interessante Themen aus erster Hand zu
informieren.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer
Einwilligung oder zur Erfüllung der Aufgabe der TUIV-AG
Brandenburg.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die im Anschluss an die Veranstaltung nicht zur weiteren
Verwendung vorgesehenen Aufnahmen werden unverzüglich
gelöscht. Die veröffentlichten Aufnahmen werden
grundsätzlich gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der Aufgabe
der TUV-AG nicht länger erforderlich sind, spätestens mit
Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene
Person ihre Einwilligung widerruft bzw. der Verarbeitung
rechtmäßig widerspricht. Die Richtigkeit und Aktualität der
Informationen werden regelmäßig, mindestens einmal im Jahr,
überprüft.
Als Teilnehmer einer Veranstaltung haben Sie die die
Möglichkeit der Aufnahme durch Mitteilung an den Fotografen
zu widersprechen.
5. Empfänger, Weitergabe von Daten
Im Rahmen der Arbeit der TUIV-Arbeitsgemeinschaft werden die
Aufnahmen im TUIVnet-Netzwerk veröffentlicht und sind dort
für registrierte Benutzer zugänglich. Hybrid-Veranstaltungen
werden zudem per Livestream an die Online-Teilnehmer
übertragen.
XI. Clouddienst
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir nutzen den Clouddienst „IONOS Managed Nextcloud“ der IONOS SE,
Elgendor-fer Str. 57, 56410 Montabaur für den sicheren Austausch von
Dokumenten und Dateien. Wir haben mit IONOS einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung
geschlossen. Alle Daten werden ausschließlich in TÜV-zertifizierten Rechenzentren
in Deutschland gespeichert.
Wenn Sie Ordner und Dateien auf unserer Nextcloud über einen von
uns zur Verfügung gestellten Link aufrufen, werden bei jedem Seitenaufruf
automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden
Rechners an das System übermittelt und erfasst.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Die IP-Adresse des Nutzers
- Webseiten, die vom System des Nutzers über die Nextcloud aufgerufen werden
- Namen und Dateipfad der übertragenen Datei
- Die übertragene Datenmenge und Dauer
- Den Statuscode des Aufrufs
- Den Internet-Service-Provider des Nutzers
Die Daten werden ebenfalls in Logfiles gespeichert. Weitere personenbezogene Daten werden nicht erfasst,
denn es ist kein Login erforderlich.
2. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig,
damit die Seiten in Ihrem Browser dargestellt werden können. Hierfür muss die
IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit des Dienstes sicherzustellen.
Die Daten dienen zur Überwachung der technischen Funktion und zur Erhöhung der
Betriebssicherheit des Webservers und zur Erstellung von anonymisierten Statistiken.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich, um einen
zeitgemäßen Informationsaustausch mit den Mitgliedern und die Vertraulichkeit und Sicherheit
der verarbeiteten Daten zu gewährleisten.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Nextcloud ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall.
Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer
gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Dienstes und die Speicherung der Daten in Logfiles
ist für den Betrieb der Nextcloud zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers
keine Widerspruchsmöglichkeit.
5. Empfänger, Weitergabe von Daten
Die Daten werden im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages durch die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57,
56410 Montabaur erhoben und verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.
XI. Änderung dieser Datenschutzinformationen
Wir überarbeiten diese Datenschutzinformationen bei
Änderungen an dieser Internetseite oder bei sonstigen
Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle
Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 23.08.2024