Um unseren Informationspflichten nachzukommen, möchten wir
Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener
Daten gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 der
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren.
- Name und Anschrift des Verantwortlichen
- Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten
- Allgemeines zur Datenverarbeitung
- Rechte der betroffenen Person
- Besuch der Website
- Mitgliederverwaltung
- Tagungen und Konferenzen
- TUIVnet-Netzwerk
- Videokonferenzen
- Foto-, Audio- und Videoaufnahmen
- Änderung dieser Datenschutzinformationen
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer
nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie
sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
TUIV-AG Brandenburg
Kommunale Arbeitsgemeinschaft im Sinne des Gesetzes über
kommunale Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg (GKG)
Im Technologiepark 1
15236 Frankfurt (Oder)
Telefon: 0335 62978730
Fax: 0335 62978739
E-Mail: post@tuivnet.de
II. Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten
Den behördlichen Datenschutzbeauftragten des
Verantwortlichen erreichen Sie unter folgenden
Kontaktmöglichkeiten:
Landkreis Märkisch-Oderland
Der Datenschutzbeauftragte
Puschkinplatz 12 15306 Seelow
E-Mail: datenschutzbeauftragter@landkreismol.de
III. Allgemeines zur Datenverarbeitung
1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von
Ihnen erhalten, grundsätzlich nur für die Zwecke, für
die wir sie erhalten oder erhoben haben. Die
Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, sofern
die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften
gestattet ist oder wenn die betroffene Person in die
Verarbeitung eingewilligt hat.
Eine Datenverarbeitung zu anderen Zwecken kommt nur dann
in Betracht, wenn die insoweit erforderlichen
rechtlichen Vorgaben gemäß Art. 6 Abs. 4 DSGVO
vorliegen. Etwaige Informationspflichten nach Art. 13
Abs. 3 DSGVO und Art. 14 Abs. 4 DSGVO werden wir in dem
Fall selbstverständlich beachten.
2. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von
personenbezogenen Daten ist grundsätzlich – soweit es
nicht noch spezifische Rechtsvorschriften gibt – Art. 6
DSGVO. Hier kommen insbesondere folgende Möglichkeiten
in Betracht:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
- Datenverarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in
Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem
Verantwortlichen übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1
lit. e) DSGVO, § 5 BbgDSG jeweils i.V.m. der Satzung
der TUIV-AG Brandenburg)
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen verarbeitet werden, haben Sie das Recht,
die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
uns gegenüber zu widerrufen.
Wenn wir Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe verarbeiten, die im öffentlichen Interesse liegt,
haben Sie als betroffene Person das Recht, unter
Berücksichtigung der Vorgaben von Art. 21 DSGVO der
Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widersprechen.
3. Datenlöschung und Speicherdauer
Wir verarbeiten die Daten, solange dies für den
jeweiligen Zweck, insbesondere zur Erfüllung der Aufgabe
der TUV-AG, erforderlich ist.
Soweit die Daten zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG
erforderlich sind, werden diese spätestens mit Auflösung
der Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person
der Verarbeitung rechtmäßig widerspricht, gelöscht.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen
werden die betreffenden personenbezogenen Daten für die
Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert. Nach Ablauf
der Aufbewahrungspflicht wird geprüft, ob eine weitere
Erforderlichkeit für die Verarbeitung vorliegt. Liegt
eine Erforderlichkeit nicht mehr vor, werden die Daten
gelöscht.
Grundsätzlich nehmen wir gegen Ende eines Kalenderjahres
eine Prüfung von Daten im Hinblick auf das Erfordernis
einer weiteren Verarbeitung vor. Aufgrund der Menge der
Daten erfolgt diese Prüfung im Hinblick auf spezifische
Datenarten oder Zwecke einer Verarbeitung.
Selbstverständlich können Sie jederzeit (s.u.) Auskunft,
über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten
verlangen und im Falle einer nicht bestehenden
Erforderlichkeit eine Löschung der Daten oder
Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
4. Empfänger, Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte
findet grundsätzlich nicht statt. Insbesondere werden
Ihre Daten nicht an Dritte für deren Werbezwecke
weitergegeben.
Eine Weitergabe an Dritte ist aber möglich, wenn dies
zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG oder zur
Durchführung des Vertrages mit Ihnen erforderlich ist,
wir rechtlich zu der Weitergabe verpflichtet sind oder
insoweit Sie eine Einwilligung erteilt haben.
Zudem ist es möglich, dass einer unserer Dienstleister
Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen
unsere Dienstleister sorgfältig – insbesondere im
Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit – aus und
treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen
Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.
5. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns auf internen
Servern und ggf. in Rechenzentren in der Bundesrepublik
Deutschland verarbeitet. Eine Verarbeitung von
personenbezogenen Daten außerhalb der europäischen Union
findet nicht statt.
IV. Ihre Rechte als betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet,
sind Sie eine betroffene Person im Sinne der DSGVO und
es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als
Verantwortlichem zu:
1. Auskunftsrecht
Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung
darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie
betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche
Verarbeitung vor, haben das Recht auf Auskunft über die
Sie betreffenden personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich
erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf.
Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die
Person sind, für die Sie sich ausgeben.
2. Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder
Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern
die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie
betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.
3. Recht auf Löschung und Recht auf Einschränkung der
Verarbeitung
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die
Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich
gelöscht werden, und der Verantwortliche ist
verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen,
soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Außerdem können Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben
die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden
personenbezogenen Daten verlangen.
4. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden
personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen
bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen
und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie diese an
einen anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch
den Verantwortlichen zu übermitteln, soweit Ihnen dies
gesetzlich zusteht.
5. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer
besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die
Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen
Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO
erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Der Verantwortliche verarbeitet die Sie betreffenden
personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann
zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung
nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten
überwiegen, oder die Verarbeitung dient der
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen.
6. Recht auf Widerruf der Einwilligung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche
Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch
den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit,
der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten
Verarbeitung nicht berührt.
7. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen
oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht
auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den
Datenschutz eigener Wahl zu, wenn Sie der Ansicht sind,
dass die Verarbeitung der Sie betreffenden
personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Hierzu gehört auch die für den Verantwortlichen
zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde: Die
Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht
auf Akteneinsicht, Stahnsdorfer Damm 77, 14532
Kleinmachnow, Telefon: +49 33203 356 – 0, E-Mail:
Poststelle@LDA.Brandenburg.de
V. Besuch der Website
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie unsere Website unter https://www.tuivnet.de
besuchen, werden bei jedem Seitenaufruf automatisiert
Daten und Informationen vom Computersystem des
aufrufenden Rechners an unser System übermittelt und
erfasst.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Die IP-Adresse des Nutzers
- Den Benutzername (bei angemeldeten Nutzern)
- Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere
Website aufgerufen werden
- Namen und Dateipfad der übertragenen Datei
- Die übertragene Datenmenge und Dauer
- Den Statuscode des Aufrufs
- Den Internet-Service-Provider des Nutzers
- Websites, von denen das System des Nutzers auf
unsere Internetseite gelangt ist
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres
Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten
zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers
findet nicht statt.
Während des Besuches unserer Website wird eine kleine
Datei, ein sogenanntes „Cookie“, in Ihrem
Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem
Computersystem gespeichert. Die Textdatei enthält eine
charakteristische Zeichenfolge, die SessionID.
2. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das
System ist notwendig, damit die Seiten in Ihrem Browser
dargestellt werden können. Hierfür muss die IP-Adresse
des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert
bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die
Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem
dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur
Sicherstellung der Sicherheit unserer
informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der
Daten zur Öffentlichkeitsarbeit findet in diesem
Zusammenhang nicht statt.
Die vorübergehende Speicherung des Cookies erfolgt,
damit der Browser beim Wechseln zwischen den Seiten
eindeutig identifiziert werden kann. Das Cookie ist
technisch notwendig, damit die Website korrekt angezeigt
wird.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Bereitstellung und Betrieb unserer Website erfolgt
im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der TUIV-AG und ist
zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG erforderlich, da
wir Ihnen den Service dieser Website zu Ihrer
Information sonst nicht anbieten könnten.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Integrität
der mit unseren IT-Systemen verarbeiteten
personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung
des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der
Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung
beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies
nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine
darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem
Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder
verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden
Clients nicht mehr möglich ist.
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website
und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den
Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es
besteht folglich seitens des Nutzers keine
Widerspruchsmöglichkeit.
Das Cookie wird automatisch beim Beenden der
Browsersitzung gelöscht. Durch eine Änderung der
Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die
Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken.
Werden Cookies für unsere Website deaktiviert,
funktioniert die Navigation auf der Website
möglicherweise nicht mehr korrekt.
VI. Mitgliederverwaltung
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Als kommunale Arbeitsgemeinschaft verarbeiten wir
personenbezogene Daten von Beschäftigten in den
Mitgliedskommunen. Die Beschäftigten von
Mitgliedskommunen können sich aktiv, z.B. in Nutzer- und
Arbeitskreisen der jeweiligen Gremien, entsprechend
ihrer Funktion und ihres Fachgebietes an der Arbeit der
TUIV-AG beteiligen. Für die Organisation der
Zusammenarbeit werden ausschließlich Daten im
beruflichen Kontext verarbeitet. Diese Daten sind:
- Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
- Geschäftliche Kontaktdaten (Kommune,
Fachamt/Sachgebiet, Adresse der Kommune, Landkreis,
Bundesland, Telefonnummer/Durchwahl, Faxnummer,
E-Mail-Adresse)
- Funktion
- Zugeordnete Gremien
- Ansprechpartner für Gremium
- Erstkontakt
2. Zweck der Datenverarbeitung
Die Mitglieder der TUIV-AG Brandenburg bilden eine
kommunale Arbeitsgemeinschaft im Sinne des Gesetzes über
kommunale Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg
(GKGBbg). Mit dem Zusammenschluss zur
Arbeitsgemeinschaft verfolgen die Mitglieder das Ziel,
die sich aus der Technikunterstützten
Informationsverarbeitung (TUIV) ergebenden Probleme
durch eine interkommunale Zusammenarbeit effektiver zu
lösen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der
Beschäftigten der Mitglieder findet ausschließlich zu
diesem Zweck statt.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für die Wahrnehmung einer
Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse
liegt. Für den Zweck des Zusammenschlusses wurde diese
Aufgabe von den Mitgliedern auf die TUV-AG übertragen.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich
gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG
nicht länger erforderlich sind, spätestens mit Auflösung
der Arbeitsgemeinschaft oder wenn die betroffene Person
der Verarbeitung rechtmäßig widerspricht. Die
Richtigkeit und Aktualität der Informationen werden
regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, überprüft.
Als betroffene Person haben Sie innerhalb der
gesetzlichen Möglichkeiten das Recht der Speicherung
Ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende
Nachricht an den Verantwortlichen zu widersprechen. Die
Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie unter Punkt
«I. Name und Anschrift des Verantwortlichen» dieser
Datenschutzinformationen.
VII. Tagungen und Konferenzen
Die TUIV-AG Brandenburg organisiert zur Erfüllung der
ihr übertragenen Aufgabe regelmäßig Tagungen der Nutzer-
und Arbeitskreise, Fachausschüsse, Projektgruppen,
Konferenzen und Workshops. Die Veranstaltungen
(Tagungen) finden in Präsenz oder in Form von
Online-Veranstaltungen statt. Zur Organisation gehört
die Planung, der Versand der Einladungen per E-Mail oder
Post, die Bearbeitung der Anmeldungen sowie die
Durchführung und Nachbereitung der Tagung.
1. Einladung zu Veranstaltungen
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Selektion der Beteiligten und Versand der Einladungen zu
Tagungen der Nutzer- und Arbeitskreise, Fachausschüsse,
Projektgruppen, Konferenzen, Workshops per E-Mail und
Post. Für die Einladung zu Veranstaltungen werden von
Beschäftigten aus Mitgliedskommunen, die sich im
Gremienverteiler der entsprechenden Veranstaltung
befinden, von Softwarehäusern der jeweiligen
Nutzerkreise sowie von Beschäftigter der Landesbehörden
und von geeigneten Referenten folgende Daten
verarbeitet:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Geschäftliche Kontaktdaten (Organisation, Adresse
der Organisation; Fachamt/Sachgebiet/Funktion,
Telefon-/Faxnummer, E-Mail-Adresse)
- Gremienverteiler
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für zur Erfüllung der Aufgabe
der TUV-AG erforderlich, da die kommunale
Zusammenarbeit, insbesondere auch in Form von Tagungen,
zentraler Zweck der Arbeitsgemeinschaft ist.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die Daten werden gelöscht, wenn sie zum Nachweis im
Rahmen der Rechenschaftspflicht nicht mehr erforderlich
sind, dies ist in der Regel nach 10 Jahren der Fall.
Als betroffene Person haben Sie innerhalb der
gesetzlichen Möglichkeiten das Recht der Speicherung
ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende
Nachricht an den Verantwortlichen zu widersprechen.
2. Anmeldung zu Veranstaltungen
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Organisation der An- und Abmeldungen zu Veranstaltungen,
sowie Nachbereitung der Teilnahmen. Die An-/Abmeldung
kann telefonisch, postalisch, per Fax, per E-Mail oder
über das TUIVnet-Netzwerk erfolgen. Die Verarbeitung
erfolgt im internen Bereich des TUIVnet. Beschäftigte
aus Mitgliedskommunen können Kollegen der eigenen
Kommune anmelden.
Von Beschäftigten aus Mitgliedskommunen und Gästen, die
sich an- oder abmelden bzw. angemeldet wurden, werden
folgende Daten verarbeitet:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Organisation
- Status der Anmeldung/Teilnahme (Zusage, Absage,
Fristgerecht, Bestätigt)
- Datum und Uhrzeit der Anmeldung
- Art der Anmeldung (Schriftlich, Telefonisch, E-Mail,
Online)
- Eingereichte Fragen an den Referenten
Von Referenten, Beschäftigten von Softwarehäusern der
jeweiligen Nutzerkreise oder Beschäftigten der
Landesbehörden, die sich zu einer Veranstaltung
angemeldet haben, werden folgende Daten verarbeitet:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Organisation
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Siehe Punkt 1.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Siehe Punkt 1.
d. Empfänger, Weitergabe von Daten
Die Informationen zu Anmeldungen werden intern an die
Arbeitskreis-/Nutzerkreisleiter der betreffenden Gremien
weitergegeben. An die teilnehmenden Softwarehäuser
adressierte Fragen (im Vorfeld eingereichte Fragen) und
ggf. die Kommune und Name des Fragestellers werden an
das entsprechende Softwarehaus weitergegeben. In der
Regel sind die personenbezogenen Daten dort bereits als
Kundendaten vorhanden.
Im TUIVnet-Netzwerk können Nutzer der eigenen Kommune
die Namen, den Status der Anmeldung sowie die
eigereichten Fragen der angemeldeten Kollegen sehen.
3. Organisation und Durchführung Veranstaltungen
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Für die Organisation und Durchführung der kommunalen
Zusammenarbeit in Form von Tagungen der Nutzer- und
Arbeitskreise, Fachausschüsse, Projektgruppen,
Konferenzen und Workshops werden, neben den unter Punkt
1 und 2 bereits genannten personenbezogenen Daten der
Teilnehmenden, bei Präsenz-Veranstaltungen auch Daten
von Lieferanten und Dienstleistern verarbeitet. Hierbei
handelt es sich um die folgenden Daten:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Geschäftliche Kontaktdaten (Firma, Adresse der
Firma; Funktion, Telefon-/Faxnummer,
E-Mail-Adresse);
Bei Online-Veranstaltungen, die unter Einsatz von
Videokonferenzsystemen stattfinden, werden von den teilnehmenden
Personen weitere technisch notwendige Daten verarbeitet. Details zu
dieser zusätzlichen Datenverarbeitung finden Sie unter Punkt «IX. Videokonferenzen».
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Siehe Punkt 1.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Siehe Punkt 1.
d. Empfänger, Weitergabe von Daten
Die Informationen zu Anmeldungen werden intern an die
Arbeitskreis-/Nutzerkreisleiter der betreffenden Gremien
weitergegeben. An die teilnehmenden Softwarehäuser
adressierte Fragen (im Vorfeld eingereichte Fragen) und
ggf. die Kommune und Name des Fragestellers werden an
das entsprechende Softwarehaus weitergegeben. In der
Regel sind die personenbezogenen Daten dort bereits als
Kundendaten vorhanden.
Im TUIVnet-Netzwerk können Nutzer der eigenen Kommune
die Namen, den Status der Anmeldung sowie die
eigereichten Fragen der angemeldeten Kollegen sehen.
VIII. TUIVnet-Netzwerk
Das TUIVnet-Netzwerk ist eine webbasierte
Kommunikationsplattform der TUIV-AG Brandenburg. Es ist
als geschlossene Benutzergruppe realisiert und kann nur
von den Beschäftigten der TUIV-AG-Mitglieder auf Antrag
genutzt werden. Im TUIVnet-Netzwerk stehen den
angemeldeten Nutzern zahlreiche Informationen (News,
Tagungsunterlagen vergangener Veranstaltungen,
Empfehlungen, Vorträge, Podcast) sowie ein Forum zum
Erfahrungsaustausch zur Verfügung.
1. Antrag auf Zugang
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Als Beschäftigter in einer der Mitgliedskommunen der
TUIV-AG, können Sie einen Zulassungsantrag zum
TUIVnet-Netzwerk stellen. Das Antragsformular steht zum
Download auf der Website der TUIV-AG unter TUIVnet ->
Zulassung zur Verfügung. Folgende Daten sind im
Antragsformular anzugeben:
- Name, Vorname
- E-Mail-Adresse (geschäftlich)
- Verwaltung der Verwaltung
- Amt/Sachgebiet/Funktion
- Telefon-/Faxnummer
Das Antragsformular senden Sie zur Bearbeitung an die
Geschäftsstelle der TUIV-AG. Nach Überprüfung erhalten
Sie die Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort).
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung zur Dokumentation und Überprüfung
der Zulassungsberechtigung ist für zur Erfüllung der
Aufgabe der TUV-AG erforderlich, da wir Ihnen den
Service des TUIVnet-Netzwerkes als Informations- und
Kommunikationplattform sonst nicht anbieten können und,
um die Vertraulichkeit der mit unseren IT-Systemen
verarbeiteten Daten zu gewährleisten.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die Zugangsdaten werden gelöscht, wenn der Benutzer
seinen Antrag gegenüber der TUIV-AG widerruft oder das
Beschäftigungsverhältnis in der Mitgliedskommune endet.
Die Antragsdaten werden gelöscht, wenn sie zum Nachweis
im Rahmen der Rechenschaftspflicht nicht mehr
erforderlich sind, dies ist in der Regel nach 10 Jahren
der Fall, frühestens aber nach Beendigung der Nutzung
des TUIVnet-Netzwerkes.
2. Nutzung des TUIVnet-Netzwerkes
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Im TUIVnet-Netzwerk stehen Ihnen als angemeldeter Nutzer
zahlreiche Informationen (News, Tagungsunterlagen
vergangener Veranstaltungen, Empfehlungen, Vorträge,
Podcast) zur Verfügung. Als Nutzer haben Sie Zugriff auf
Ihr Benutzerprofil und können dort Änderungen vornehmen.
Das Benutzerprofil umfasst folgende Daten:
- Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname,
Benutzername)
- Geschäftliche Kontaktdaten (Kommune,
Fachamt/Sachgebiet/Funktion, Telefon-/Faxnummer,
E-Mail-Adresse, Internetadresse)
- Gremienverteiler
- Profilbild
- Passwort (verschlüsselt)
Bei jedem Seitenaufruf während der Nutzung des
TUIVnet-Netzwerkes werden zudem automatisiert Daten und
Informationen vom Computersystem des aufrufenden
Rechners an unser System übermittelt und erfasst. Diese
Datenverarbeitung ist unter Punkt «V. Besuch der
Website» beschrieben.
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für zur Erfüllung der Aufgabe
der TUV-AG erforderlich, da wir Ihnen den Service des
TUIVnet-Netzwerkes als Informations- und
Kommunikationsplattform sonst nicht anbieten können und,
um die Vertraulichkeit der mit unseren IT-Systemen
verarbeiteten Daten zu gewährleisten.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die Zugangs- und Profildaten werden gelöscht, wenn Sie
das TUIVnet-Netzwerk nicht länger nutzen möchten oder
aus der Mitgliedskommune ausscheiden.
3. Nutzung des Forums im TUIVnet-Netzwerk
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Das Forum im TUIVnet-Netzwerk steht den angemeldeten
Nutzern zum informellen Austausch zur Verfügung. Nutzer
können Beiträge schreiben, beantworten und Abonnements
(E-Mail-Benachrichtigung) zu Gremien oder Themen
einrichten. Wenn Sie Beiträge im Forum erstellen, oder
auf andere Beiträge antworten, werden folgende Daten
verarbeitet:
- Namen (Vorname, Nachname, Kommune)
- Beiträge (Titel, Themenauswahl, Gremienauswahl,
Inhalt, Dateianhang)
- Abonnements
- Profilbild
- Signatur (Text, der unter dem eigenen Beitrag
erscheint)
Bei jedem Seitenaufruf während der Nutzung des
TUIVnet-Netzwerkes werden zudem automatisiert Daten und
Informationen vom Computersystem des aufrufenden
Rechners an unser System übermittelt und erfasst. Diese
Datenverarbeitung ist unter Punkt «V. Besuch der
Website» beschrieben.
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Siehe Punkt 2.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Profildaten werden gelöscht, wenn Sie das
TUIVnet-Netzwerk nicht länger nutzen möchten oder aus
der Mitgliedskommune ausscheiden. Sie können die
Informationen in Ihrem Benutzerprofil jederzeit selbst
anpassen, insbesondere die E-Mail-Benachrichtigungen zu
neuen Beiträgen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Ihre
eigenen Beiträge im Forum zu editieren oder zu löschen.
4. Mitgliederinformation
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Als Nutzer des TUIVnet-Netzwerkes erhalten Sie
regelmäßig Informationen zu aktuellen Unterlagen und
Themen im TUIVnet an Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.
Für den Versand der Mitgliederinformation verarbeiten
wir folgende Daten:
- Namen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname)
- Geschäftliche E-Mail-Adresse
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung der Aufgabe
der TUIV-AG Brandenburg.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Wenn Sie keine aktuellen Informationen per E-Mail
wünschen, informieren Sie bitte die Geschäftsstelle.
Ihre E-Mail-Adresse werden wir dann aus dem Verteiler
entfernen.
5. Bereitstellung von Informationen
a. Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
Die TUIV-Ag Brandenburg stellt Ihren Mitgliedern im
TUIVnet-Netzwerk zahlreiche Informationen, wie z.B.
News, Tagungsunterlagen und Videoaufzeichnungen von
vergangenen Veranstaltungen, Empfehlungen, Vorträge,
Podcasts bereit. Als Referent oder Teilnehmer auf
Veranstaltungen oder Interviewpartner im Podcast
verarbeiten wir dabei die folgenden personenbezogenen
Daten:
- Namen (Vornamen, Nachnamen)
- Inhaltsdaten (Fachbeiträge, Vorträge,
Präsentationen, Empfehlungen,
Bild-/Video-/Audiodaten)
b. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt mit Ihrem Einverständnis
zur Erfüllung der Aufgabe der TUIV-AG Brandenburg.
c. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Wenn Sie keine weitere Veröffentlichung der von Ihnen
bereitgestellten Inhalte wünschen, wenden Sie sich bitte
die Geschäftsstelle.
IX. Videokonferenzen
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Durchführung von
Online-Besprechungen/Video-Konferenzen mit Mitarbeitern,
Mitarbeitern von Mitgliedern und externen Kontakten
sowie von Online-Tagungen nutzen wir die webbasierte
Webinar-Software »edudip« und BigBlueButton (über die
Invokable GmbH). Wenn wir Sie zu einer
Online-Besprechung oder Online-Tagung einladen und Sie
daran teilnehmen, verarbeiten wir personenbezogene
Daten, die wir von Ihnen erhalten haben oder die Sie im
Rahmen der Online-Sitzung selbst übermitteln. Das können
folgende Informationen sein:
- Namen (Vorname, Nachname)
- Kommune/Unternehmen
- Inhaltsdaten (Video- und Audioaufnahmen, Chats,
Präsentationen und andere Informationen, die während
der Nutzung des Dienstes geteilt werden)
- Meeting-Zugangsdaten (Anmeldename, E-Mail-Adresse,
Meetingraum-Link, Zugangspasswort)
- Meeting-Metadaten (Thema, Dauer, Beginn und Ende des
Meetings; Technische Informationen wie IP-Adressen,
Informationen über Hardware und das Betriebssystem
des Nutzers, den Browsertyp und die verwendete
Version)
Für die Nutzung des Online-Dienstes sind
datenschutzfreundliche Einstellungen getroffen worden.
Bei Online-Besprechungen findet grundsätzlich keine
Aufzeichnung statt, die Chat-Inhalte werden nicht
gespeichert und es findet auch keine
«Aufmerksamkeitskontrolle» statt. Online-Tagungen werden
in der Regel aufgezeichnet und im TUIVnet-Netzwerk den
Mitgliedern zur Verfügung gestellt.
2. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten die Daten für eine effiziente und
räumlich flexible Durchführung von Online-Besprechungen
zur Planung und Organisation der Aufgaben der TUIV-AG.
Für die Durchführung von Online-Besprechungen und
-Tagungen setzen wir das Produkt „Meeting-Raum“ des
Anbieters edudip GmbH, Jülicher Straße 306, 52070 Aachen
ein. Für die Bereitstellung dieses Dienstes und die
damit verbundene Datenverarbeitung ist der Dienstleister
edudip GmbH der Verantwortliche. Die Informationen zur
Datenverarbeitung von edudip finden Sie hier: https://www.edudip.com/de/datenschutz
Außerdem verwenden wir das
Open-Source-Webkonferenzsystem „BigBlueButton“. Das
Videokonferenzsystems BigBlueButton wird von der
Invokable GmbH, Kratzberger Straße 9, 42855 Remscheid
über https://bbbserver.de/ als technischem Dienstleister vorgehalten. Die
Datenschutzerklärung für den BigBlueButton-Server finden
Sie auf folgender Seite: https://bbbserver.de/datenschutz.
Im Rahmen der Anmeldung bei dem jeweiligen Cloud-Dienst
werden personenbezogene Daten an den Dienstleister
übermittelt. Die Daten werden ausschließlich in
deutschen Rechenzentren gespeichert. Für die
auftragsbezogene Durchführung der Online-Besprechungen
und -Tagungen wurden mit den Auftragsverarbeitern
jeweils eine Vereinbarung gem. Art. 28 DSGVO
abgeschlossen.
Des Weiteren sehen und hören andere Teilnehmer*innen der
Online-Besprechung oder -Tagung Sie und Ihre Beiträge
und insofern sind diese Empfänger Ihrer Daten. Bedenken
Sie ferner bitte, dass Inhalte aus Online-Treffen wie
auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade
dazu dienen, um Informationen mit Mitgliedern, Kollegen
oder Dritten zu kommunizieren und dass somit die
Möglichkeit besteht, dass andere Teilnehmer*innen Ihre
Beiträge Dritten gegenüber kommunizieren.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung ist für eine effiziente, zeitlich
und räumlich flexible Durchführung von
Online-Besprechungen zur Erfüllung der Aufgabe der
TUV-AG erforderlich.
Sofern ausnahmsweise eine Aufzeichnung der
Online-Besprechung durchgeführt werden soll, und dabei
personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden,
wird vorab Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a)
DSGVO in Verbindung mit Art. 7 DSGVO eingeholt.
Die Aufzeichnung von Online-Tagungen erfolgt zur
Erfüllung der Aufgabe der TUV-AG, um möglichst vielen
Mitarbeitern in den Mitgliedskommunen die Informationen
zur Verfügung zu stellen.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Online-Besprechungen werden von uns grundsätzlich nicht
aufgezeichnet, die Verarbeitung der Inhaltsdaten endet
folglich mit Beendigung der Besprechung. Wenn wir mit
Ihnen die Aufzeichnung des Meetings vereinbart und Sie
uns eine diesbezügliche Einwilligung erteilt haben, so
speichern wir die Aufzeichnung solange der Zweck der
Datenverarbeitung gegeben ist oder Sie die Einwilligung
widerrufen.
Die Informationen zur Planung und Durchführung des
Online-Besprechungen, wie das Thema, Beginn und Ende,
Teilnehmer und Zugangsdaten speichern wir bis zum Ablauf
gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, d.h., grundsätzlich
bis zum Ablauf von 4 Jahren.
Die Aufzeichnungen von Online-Tagungen werden
grundsätzlich gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der
Aufgabe der TUV-AG nicht länger erforderlich sind,
spätestens mit Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder
wenn die betroffene Person der Verarbeitung rechtmäßig
widerspricht.
Als betroffene Person haben Sie innerhalb der
gesetzlichen Möglichkeiten das Recht der Speicherung
ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende
Nachricht an den Verantwortlichen zu widersprechen. Die
Kontaktdaten des Verantwortlichen finden Sie unter Punkt
«I. Name und Anschrift des Verantwortlichen» dieser
Datenschutzinformationen.
X. Foto-, Audio- und Videoaufnahmen
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Aufnahme von Fotos sowie Video- und Audioaufnahmen für
die Verwendung im TUIVnet-Netzwerk.
Auf Präsenz-Veranstaltungen fertigen wir Foto- und/oder
Videoaufnahmen von Referenten und Teilnehmern. Die
TUIV-AG zeichnet zudem regelmäßig Interviews mit
verschiedenen Gesprächspartnern, den TUIVtalk, einen
Podcast auf. Dabei verarbeiten wir die folgenden Daten:
- Inhaltsdaten (Bild-/Video-/Audiodaten)
- Metadaten (Datum, Uhrzeit, Geolokalisation,
technische Daten der Aufnahme/des Aufnahmegerätes)
Online- und Hybrid-Veranstaltung werden in der Regel
aufgezeichnet. Details zu dieser Datenverarbeitung
finden Sie unter Punkt «IX. Videokonferenzen».
2. Zweck der Datenverarbeitung
Auf Veranstaltungen werden Fotos sowie Video- und
Audioaufnahmen zur Dokumentation und zur Verwendung im
TUIVnet-Netzwerk erstellt, damit möglichst viele
Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft von den Informationen
und Erkenntnissen der Veranstaltungen profitieren
können. Online- und Hybrid-Veranstaltungen werden zu
diesem Zweck, live an die Onlineteilnehmer gestreamt und
aufgezeichnet. Die Aufzeichnung des TUIVtalk Podcast
erfolgt zu dem Zweck die Mitglieder über interessante
Themen aus erster Hand zu informieren.
3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer
Einwilligung oder zur Erfüllung der Aufgabe der TUIV-AG
Brandenburg.
4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und
Beseitigungsmöglichkeit
Die im Anschluss an die Veranstaltung nicht zur weiteren
Verwendung vorgesehenen Aufnahmen werden unverzüglich
gelöscht. Die veröffentlichten Aufnahmen werden
grundsätzlich gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der
Aufgabe der TUV-AG nicht länger erforderlich sind,
spätestens mit Auflösung der Arbeitsgemeinschaft oder
wenn die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft
bzw. der Verarbeitung rechtmäßig widerspricht. Die
Richtigkeit und Aktualität der Informationen werden
regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, überprüft.
Als Teilnehmer einer Veranstaltung haben Sie die die
Möglichkeit der Aufnahme durch Mitteilung an den
Fotografen zu widersprechen.
5. Empfänger, Weitergabe von Daten
Im Rahmen der Arbeit der TUIV-Arbeitsgemeinschaft werden
die Aufnahmen im TUIVnet-Netzwerk veröffentlicht und
sind dort für registrierte Benutzer zugänglich.
Hybrid-Veranstaltungen werden zudem per Livestream an
die Online-Teilnehmer übertragen.
XI. Änderung dieser Datenschutzinformationen
Wir überarbeiten diese Datenschutzinformationen bei
Änderungen an dieser Internetseite oder bei sonstigen
Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils
aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser
Internetseite.
Stand: 11.05.2022